אם אי פעם יצא לכם לארגון או להקים אירוע , וזה לא משנה אם מדובר באירוע משפחתי, חברתי או עסקי, בטח הבנתם בעצמכם שהמשימה הרבה יותר
מורכבת מה שנראה מבחוץ.
יש המון פרטים לדאוג להם, ואתם עלולים ללכת לאיבוד בתוך ים המשימות.
אנחנו כאן כדי להושיט לכם מצופים, או אם תרצו, חבל הצלה: קבלו את החמישייה הפותחת של הטיפים שיעזרו לכם לצלוח ארגון האירוע בשלום.
-
מה המטרה?
הגדרת המטרה. נושא זה נראה די מובן מאליו, אבל לא כך הדבר, חשוב לגשת אליו בצורה חדה וביקורתית. נסחו את מטרת האירוע באופן מדוייק ככל יכולתכם. בנוסף, מעבר למטרה הקונקרטית שאתם רוצים להשיג, עליכם לחשוב מהי האווירה שאתם מנסים ליצור באירוע. מטרת האירוע והחזון שלו בעיני רוחכם הוא עמוד התווך שסביבו אתם בונים את כל הפרטים באירוע- התוכן, המוסיקה, האוכל והקישוטים. הכל נגזר מתכנון מדוייק של מטרת האירוע.
-
הרשימה
מה לא נכתב בשבחי הרשימה. היללו אותה, כתבו עליה שירים ספרים ושירים.
אין לנו מה לחדש כאן, רק להזכיר לכם- רשימה מפקסת אתכם, היא מורידה מהעומס הקוגנטיבי ומשפרת את רמת היעילות שלכם. התחילו ברשימה כללית של המשימות העיקריות שיש לבצע ולאחר מכן תכינו רשימה נוספת, מפורטת ככל האפשר, ממש כל משימה קטנה, כמו לבחור צבע מפיות או להזמין משלוחי פירות עם פרי מתוק. תכתבו ליד כל משימה כמה זה יידרש כדי לבצע אותה, וכך תוכלו לנהל את הזמן שלכם בצורה יעילה.
סמכו עלינו. רשימה תוודא שלא תשכחו כלום, ותהיו הרבה יותר רגועים בדרך.
-
התקציב הוא המלך
מתוך רשימת המשימות, תוכלו לייצא תקציב מפורט ומדוייק. הקציבו בצד חלק מהתקציב למצבים בלתי צפויים. כמאמר הפתגם: "שקל לבן ליום שחור". לדוגמא- אם האירוע מתקיים באוויר הפתוח ויש חשש לגשם, הקציבו תוספת לקירוי נייד שתוכלו להעמיד במקרה הצורך. עדיף להיערך מראש לבלת"מים ולתרחיש הגרוע ביותר, גם מבחינה כלכלית.
-
מיקום בזמן אמת
אף פעם אל תדלגו על בדיקת המיקום בעצמכם, עוד בשלב הבחירה. אחרת אתם עלולים לגלות ברגע הכי קריטי הפתעות לא נעימות. אנחנו מניחים שלא מתחשק לכם להגיע לאירוע ולגלות שהמזגן לא עובד, שאין איפה להקרין מצגת או שהציוד לא עובר דרך הדלת. לכן, תעברו מראש על מה שעלול להשתבש. וכמו שכתבנו בסעיף הקודם, הכינו תוכנית חירום למקרה ולא יהיה ניתן לקיים את האירוע במקום שבחרתם מסיבה כזו או אחרת.
-
חלוקת אחריות
נכון, לארגן אירוע זה המון אחריות, ורק מי שנמצא בראש הפרימידה רואה את התמונה המלאה ועדיין, כדי שהאירוע יתנהל בצורה טובה, ואתם לא תצאו מותשים, חשוב מאוד לחלק משימות בין חברי הצוות לא רק בשלב התכנון והארגונים אלא גם באירוע עצמו. עליכם להאציל סמכויות לפי תחומים, וכך כל שותף ידע לאיזה תחום הוא אחראי ויעשה אותו באופן מושלם, ואתם תוכלו להוריד מהראש (והמרשימה) את המשימה הזו.
לסיכום , בכל אירוע שתארגנו, לא משנה מאיזה סוג, חשוב לתכנן היטב, לא לפחד מהפתעות ולהיערך אליהן ולהאציל סמכויות. שיהיה בהצלחה!
