האירוע המדובר של השנה הוא כזה שגם שבועות וחודשים אחרי סיומו, עדיין מדברים עליו בחיוך נוסטלגי, וכל מארגני האירועים הבאים ינסו לעמוד בסטנדרטים שהוצבו בו. איך תוכלו להפוך את האירוע שלכם לאירוע כזה? הנה לפניכם אסטרטגיות, טיפים ורעיונות איך להפוך את האירוע לכם לאירוע המדובר של השנה.
תכנון והכנות
תחילת הדרך בארגון אירוע בלתי נשכח היא בקביעה של המטרות והיעדים שלכם. אם המטרה שלכם היא חיזוק קשרים עסקיים, נדרשת עבורה גישה שונה מאשר לתכנון אירוע שמטרתו השקה של מוצר או של שירות חדש. ישנם אירועים עבורם תידרשו למשימות כמו השכרת פופים ויש אירועים עבורם תבחרו כלי הגשה חגיגיים. עבור כל אירוע נדרש בשלב הזה גם תכנון פיננסי של הוצאות האירוע וקביעת תקציב, ובהמשך גם גיבוש צוות לוגיסטי שיידע להתמודד עם אתגרים לוגיסטיים לאורך שלבי ההכנות לאירוע.
לוקיישן ולוגיסטיקה
בחירת לוקיישן לאירוע זהו השלב הראשוני והמשמעותי ביותר בארגון הלוגיסטי של כל אירוע. מיקום האירוע משפיע באופן ניכר על האווירה של האירוע, ועל החוויה של המשתתפים בו. בחירת הלוקיישן המושלם לאירוע שלכם מהווה צעד ענק בדרך לאירוע המדובר של השנה. אם תוסיפו לזה גם ארגון לוגיסטי מדויק ומושכל, תיצרו את הבסיס המושלם לאירוע מוצלח ובלתי נשכח.
שיווק וקידום
אם האירוע שלכם פתוח לקהל הרחב, חשוב לתכנן גם את שיווקו. שלושת הרגליים של שיווק מוצלח לאירוע הן קמפיין שיווקי מקיף בשלל הפלטפורמות, מסורתיות ומקוונות כאחת, שיתופי פעולה רלוונטיים עם בעלי השפעה ומובילי דעה, ושימוש בתוכן ייחודי, מעניין ומפתיע שיעודד השתתפות באירוע, ובמקביל גם הפצה של התוכן באופן ויראלי.
חוויית משתתף
ארגון לוגיסטי של אירוע הוא חלק חשוב ומהותי בו, אבל על מנת להבטיח חוויה יוצאת דופן, חשוב לבחון את האירוע גם מנקודת המבט של המשתתפים בו. ניסוח של מסלול אפשרי של משתתף באירוע יכול לסייע למצוא את המקומות שבהם נדרש שינוי או תוספת כדי להעלות את הסיכוי שכל אורח לצאת מהאירוע עם חיוך. חשוב להתמקד בהשפעה של האירוע על המשתתף, השפעת אווירת האירוע, השפעת הפעילויות והאטרקציות, וכמובן גם האינטראקציה עם המשתתפים האחרים.
טיפים לאירוע של השנה
- זכרו שכל אירוע מוצלח דורש מידה של גמישות מחשבה ומידה של יכולת אלתור, הן בשלבי התכנון והן במהלך האירוע.
- אנשים נוטים לזכור חוויות יוצאות דופן – אם תשלבו באירוע חידושים והפתעות, האורחים שלכם ייהנו בזמן אמת וגם במבט לאחור.
- זכרו לוודא שהאירוע מוכן להתמודד עם מענה נדרש לצרכים מיוחדים – החל בנגישות וכלה באפשרויות כיבוד לשומרים על כשרות או על מגבלה תזונתית אחרת.
לסיכום
הפקת אירוע מוצלח דורשת תכנון טוב. הפקת אירוע מדהים ובלתי נשכח דורשת תכנון מוקפד ולוגיסטיקה מדויקת, ובעיקר – צוות טוב שיידע לבחור את הרעיונות הנכונים ולבצע אותם באופן מוקפד לטובת אירוע בלתי נשכח.